Просто о бухгалтерском учете 

Как работать с первичными документами

В организации может происходить одна хозяйственная операция в неделю, а может происходить 500 операций в день. Бухгалтер, сидя в кабинете, узнает о них из документов. Конечно, некоторые операции могут осуществляться и при нем, но это не меняет сути дела. Для бухгалтера любое хозяйственное действие должно быть соответствующим образом оформлено.

К документам предъявляются определенные требования. Они изложены в ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете». Для того чтобы бухгалтер на основании документа отразил операцию в учете, документ должен быть составлен по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Такие альбомы утверждаются Государственным комитетом по статистике РФ или иным уполномоченным органом. Альбомы «тематические», каждый альбом посвящен какой-то области учета (основные средства, материалы, расчеты с персоналом и т.д.). В дальнейшем, при знакомстве с различными областями учета, мы познакомимся и с этими унифицированными формами.

Узнать, каким документом утвержден тот или иной бланк, очень просто. На всех унифицированных формах в верхнем правом углу написано, каким нормативным актом он утвержден. Все реквизиты на таких бланках должны быть заполнены, и если какой-то реквизит не может быть заполнен, ставиться прочерк.

Если используется унифицированная форма документа, то удалять из нее реквизиты нельзя, но можно при необходимости дополнить этот бланк другими реквизитами, необходимыми для работы именно Вашей организации.

В альбомах содержаться далеко не все формы документов, которые необходимы для хозяйственной деятельности организации. В таком случае для оформления операций организация применяет бланки (формы), разработанные ее самой. Такой бланк должен быть утвержден приказом руководителя, в верхнем правом углу бланка указывается дата и номер приказа, которым этот бланк утвержден. В любом случае документ должен содержать следующие обязательные реквизиты:

1. наименование документа
2. дату составления документа
3. наименование организации, от имени которой составлен документ
4. содержание хозяйственной операции
5. измерители хозяйственных операций в натуральном и денежном выражении
6. наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильности ее оформления
7. личные подписи указанных лиц.

Если в документе отсутствует хотя бы один из перечисленных реквизитов, такой документ не должен приниматься к исполнению.

Содержание первичных документов является коммерческой тайной организации. Сотрудники организации не обязаны знакомить с этими документами никаких посторонних любопытствующих. Все представители органов, имеющих право доступа к внутренней документации организации (представители налоговых, правоохранительных органов и т.д.), обязаны предъявить соответствующие документы.

Первичные документы должны храниться в организации в течение срока, установленного законодательством, но не менее 5 лет.  Существует очень обширный и подробный документ, в котором устанавливаются сроки хранения различных видов документов. Это «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения». В этом документе сказано, в частности, что квартальные балансы и кассовые книги хранятся 5 лет, а годовые балансы – 10 лет. Лицевые счета работников должны храниться 75 лет минус возраст сотрудника. Инвентарные карточки по учету основных средств – 3 года после их ликвидации. Акты проверок – 5 лет. Документы по инвентаризации – 3 года. Договоры и соглашения – 5 лет после истечения срока и т.д.

В случае прекращения деятельности организации документы по начислению и выплате заработной платы работникам подлежат сдаче в государственный архив.

Документы следует хранить в закрывающемся помещении специально предназначенных шкафах, стеллажах или сейфах, исключающих порчу документов, пропажу или злоупотребление.

За организацию хранения документов отвечает руководитель организации.

Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и архива организации работникам других структурных подразделений организации не допускается.

В отдельных случаях выдача может производиться, но только по распоряжению главного бухгалтера.

Для того чтобы все документы надлежащим образом обрабатывались, они обязательно должны поступать в бухгалтерию. Бухгалтеру следует внимательно следить за тем, чтобы все сотрудники организации, формирующие и получающие от других организаций первичные документы, своевременно предоставляли их в бухгалтерию. При поступлении документа в бухгалтерии. Он должен быть проверен: проверяется правильность заполнения и наличие необходимых подписей, проводиться арифметическая проверка, особенно необходимая, если документ заполнен вручную, проверяется законность операции. Документ регистрируется как  поступивший (в некоторых случаях эта процедура установлена нормативными документами), на нем проставляется корреспонденция счетов (процедура указания корреспонденции счетов называется контировкой). Если документ передается на компьютерный ввод, следует закрепить за сотрудниками участки работы, чтобы точно знать, кто из сотрудников бухгалтерии отвечает за ввод того или иного вида документов. Рекомендую на введенных в компьютер документах проставлять отметки, чтобы избежать повторного ввода и, следовательно, избежать ошибок. Документы следует хранить в папках и четко определить, где и почему храниться те или иные документы.

Все эти системы могут на первый взгляд показаться излишними, но на практике совсем не является редкостью бухгалтер, который полдня мучительно пытается вспомнить, куда он мог деть такую нужную сейчас накладную (справку, акт, приказ). Поэтому первый совет начинающему бухгалтеру: не устраивайте на своем рабочем месте беспорядок!  Нельзя оправдываться тем, что, дескать, у меня всего десять документов, я помню, где они лежат. Даже если  у Вас пять документов, они должны быть систематизированы и всегда в полном порядке. Тот факт, что бухгалтер всегда знает, где у него что лежит, в каком состоянии, что обработано, а что еще следует обработать, является, наряду с прочими признаками, показателем его профессионализма.

Может получиться так, что в первичном документе допущена ошибка. В таком случае Ваши дальнейшие действия зависят от вида ошибки.

Разберем ошибки более подробно.

Вариант 1. Ошибка допущена в тексте документа, то есть не затрагивает корреспонденцию счетов. Например, неправильно указана единица измерения. В таком случае применяется так называемый корректурный способ: неправильно написанное зачеркивается тонкой чертой так, что бы можно было прочитать написанное, затем рядом (сбоку или сверху) пишется правильное значение (текст или сумма). При этом на полях пишется следующий текст: «Написанному в исправлении ошибки (далее следует правильный вариант) верить». Дата. Подпись лица, внесшего исправление. Считается, что исправления в документ должны вносить лица, составившие этот документ, но, в принципе, это могут быть и другие лица (главный бухгалтер, руководитель), ведь составивший документ сотрудник может уже не работать в этой организации.

Вариант 2. Ошибка допущена в бухгалтерской записи (проводке), а именно в сумме операций, причем указана сумма, меньшая, чем требуется. Например, требовалось отразить операцию «поступили денежные средства из банка в кассу в сумме 1 000 руб.». Вместо записи

Дт 50  Кт 51    1 000 руб.

Сделана запись

Дт 50  Кт 51    100 руб.

В этом случае применяется способ дополнительных проводок, то есть делается добавочная запись на сумму разницы, в нашем случае на 900 руб.

Дт 50  Кт 51     900 руб.

Вариант 3. Ошибка допущена  в корреспонденции счетов, либо корреспонденция счетов указана правильно, но произошло превышение суммы по сравнению с требуемой суммой. Тогда применяется способ, называемый «красное сторно». Сторнировать сумму – это значит «нейтрализовать», «аннулировать» неправильную проводку другой проводкой, записанной особым способом.

Например, требовалось отразить операцию «поступили денежные средства из банка в кассу в сумме 1 000 руб.» Вместо записи

Дт 50   Кт 51   1 000 руб.

Сделана запись

Дт 51   Кт 50   1 000 руб.

Чтобы исправит такую ошибку, необходимо произвести следующие действия:

Неправильная запись повторяется красным цветом

Дт 51   Кт 50  1 000 руб.

Или в прямоугольнике

Дт 51   Кт 50

При подсчете сделанная таким образом запись не прибавляется к другим подобным записям, а вычитается из них, тем самым аннулируется та неправильная запись, которая должна быть исправлена. Затем делается правильная запись:

Дт 50   Кт 51   1 000 руб.

Этим и достигается основная цель «красного сторно» – уничтожить.

При исправлении ошибок способами  дополнительной проводки и «красное сторно» бухгалтер составляет справки, в которых со ссылкой на первичный документ указывает, когда и какая ошибочная запись сделана. Такие справки представляют собой документы бухгалтерского оформления и являются основанием для исправления ошибок.

В банковских и кассовых документах исправления не допускаются. Если в таком документе допущена ошибка, следует выписать другой документ.

После того как составлен баланс и другие отчетные формы никакие исправления в документации данного отчетного периода уже не допускаются. Этим в значительной степени обеспечивается тождественность данных текущего учета и отчетности.

Всякие же уточнения данных и исправление ошибок, относящиеся к операциям истекшего отчетного периода, отражаются в регистрах следующего отчетного периода при их открытии. При этом используются способы дополнительной проводки и «красное сторно».

Так же бухгалтеру необходимо знать, какие действия производятся в случае выемки, пропаже или уничтожения документов.

Итак, выемка из дел документов, как правило, не допускается. Однако с разрешения руководителя организации в отдельных случаях выемка документа на определенное время может быть существенна. В этом случае составляется акт о выдаче документа во временное пользование. Этот акт вкладывается на место вынутого документа и хранится до возвращения последнего. При возвращении документа акт уничтожается.

При пропаже или гибели первичных документов руководитель организации своим приказом должен назначить комиссию по расследованию причин пропажи или гибели. В необходимых случаях к работе в комиссии приглашаются так же представители следственных органов, охраны, государственного надзора.

По результатам работы комиссии составляется акт, который утверждается руководителем организации. Копия акта направляется вышестоящей организации.

Документы, используемые в практических целях, срок хранения которых истек, подлежат уничтожению. На эти документы составляется акт «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению».

Акт на уничтожение материалов составляется в одном экземпляре и утверждается руководителем организации. После этого документы могут быть уничтожены.

Уничтожение документов осуществляется методами, приемлемыми для организации (сожжение, утилизация и др.). Так как многие документы несут в себе информацию, составляющую коммерческую тайну, то использовать эти документы для хозяйственных нужд (например, на черновики), нельзя.

Документы, срок хранения которых превышает 5 лет, могут быть уничтожены только с разрешения архивных учреждений. В случае, когда в деле находятся документы с разными сроками хранения, срок хранения для данного дела устанавливается по сроку хранения документов, имеющих наибольшую ценность.

Сроки хранения документов исчисляются с 1 января года, следующего за годом окончания материала производства.

Источник информации Сайт:   http://www.nachbuh.ru/